Naplánované prompty v Microsoft 365 Copilotu - Jak naplánovat opakování stejné akce

Už žádné ruční zadávání stejných dotazů

Naplánované prompty v Microsoft 365 Copilotu automatizují rutinní úkoly a šetří váš čas bez nutnosti manuálního spouštění.

Zjistěte, jak si nastavit chytré opakování promptů a získat přehled vždy včas.

Napíšete Copilotu dotaz a dostanete odpověď. Tu si můžete dále upravit nebo na ni navázat dalším promptem. Tento způsob komunikace je dnes vcelku běžný. Co ale v případě, kdy je potřeba, aby se stejný prompt spouštěl pravidelně, například každé pondělí ráno, a uživatel na něj nemusel myslet? Odpovědí jsou naplánované prompty.

Scheduled Prompts jsou novou funkcí v Microsoft 365 Copilotu, která umožňuje nastavit automatické opakování konkrétního zadání v předem definovaných časových intervalech. Tato funkce je dostupná pouze pro uživatele s placenou licencí Microsoft 365 Copilot. Scheduled Prompts tak pomáhají zautomatizovat rutinní úkoly a přinášejí Copilota blíže k tomu, aby byl pravidelným digitálním pomocníkem.

Kde využít naplánované prompty

Možností využití je celá řada. Například manažer si může nechat každé pondělí vygenerovat přehled nadcházejících schůzek. Obchodník může každý pátek ráno dostat shrnutí nejdůležitějších e‑mailů za týden. Vedoucí týmu může jednou týdně získat pomocí Copilotu, aby sestavil shrnutí bodů ze sdíleného OneNotu nebo Planneru. Scénáře jsou omezené pouze tím, jak konkrétní a dobře formulovaný je samotný prompt a vaší představivostí. Pokud je zadání obecné, bude obecný i výsledek. Ale jakmile Copilot ví, co od něj chcete, s čím má pracovat a jak má odpověď vypadat, odvede spolehlivou práci.

Funkce funguje ve webové aplikaci Microsoft 365 Copilot (https://office.com), ale také v aplikaci Copilota nebo přímo v prostředí Teams a Outlooku a dalších, kde ji najdete v rámci Copilot chatu u jednotlivých konverzací. Stačí zadat běžný prompt, a pokud vám připadá užitečný opakovaně, jednoduše ho naplánujete. Dialog pro naplánování nabídne výběr data, frekvence a možnost prompt upravit. Každý uživatel může mít až deset promptů. A co je důležité – od června 2025 už není potřeba žádná samostatná licence Power Automate.

Jak to funguje v praxi

Z pohledu uživatele je vše jednoduché. Jakmile odešlete dotaz Copilotu, stačí nad původní prompt najet myší a zvolit možnost naplánování. Zobrazí se dialog, kde vyberete frekvenci (například každý den, každé pondělí) a čas. Můžete upravit samotný text promptu, případně ho doplnit o další detaily. Po uložení bude Copilot daný prompt spouštět podle plánu. Odpovědi se objevují přímo v Copilot Chatu, případně v Teams nebo Outlooku podle toho, kde jste plánování provedli.

Pokud později potřebujete prompt upravit, pozastavit nebo úplně smazat, vše najdete v přehledu Scheduled Prompts. Tam můžete také jednotlivé prompty ručně spustit – třeba když si chcete výstup vygenerovat i mimo plán.

Pro vytvoření naplánovaného promptu je nutné prompt nejméně jednou zadat a spustit.

Jak spravovat naplánované prompty?

Naplánované prompty můžete jednoduše spravovat přímo v Copilotu. Kliknutím na menu tři tečky zvolte „Scheduled prompts“. Bohužel v tuto chvíli je možné naplánované prompty pouze spustit, zastavit (pokud zrovna běží) nebo odstranit, Není možné změnit časový plán či definici promptu. V takovém případě je nutné naplánovaný prompt odebrat a vytvořit plán znovu.

Naplánované prompty pro administrátory M365 prostředí

Z pohledu IT administrace přináší naplánované prompty nové možnosti nastavení. Jejich používání lze povolit nebo zablokovat pomocí stávající politiky, která reguluje tzv. optional connected experiences. V praxi tak můžete funkci pilotně zpřístupnit jen vybraným skupinám a později ji rozšířit napříč organizací. Naplánované prompty se technicky realizují přes Copilot Actions, které běží v rámci Power Platform. Microsoft pro tyto účely automaticky vytvoří prostředí s názvem "Microsoft 365", které má pevně nastavená pravidla – například není možné přidávat vlastní konektory nebo přidělovat roli Maker.

Co může být důležité pro správu? Každý prompt má svůj digitální otisk, který lze dohledat pomocí PowerShellu. Microsoft poskytuje skripty pro export i mazání naplánovaných akcí. To se hodí ve chvíli, kdy například odchází zaměstnanec, nebo je potřeba centrálně revidovat plánované interakce s Copilotem. Jelikož všechna data zůstávají v rámci tenantu a podléhají stejným zásadám jako běžné používání Copilotu, nevzniká z pohledu compliance žádné nové riziko. Přesto je vhodné naplánované prompty vnímat jako součást governance, nikoli jako samostatnou funkci.

Jak řídit přístup k naplánovaným promptům je uvedena v dokumentaci https://learn.microsoft.com/cs-cz/copilot/microsoft-365/scheduled-prompts

Co je dobré si pohlídat

Každý prompt běží podle časového pásma uživatele. Maximálně jich může být aktivních deset současně. Výstupy se generují na základě dat, ke kterým má Copilot přístup ve chvíli spuštění. Pokud je prompt navázaný na sdílený dokument, OneNote nebo Planner, je důležité, aby daný uživatel měl i nadále přístup k danému obsahu. Jinak výstup nebude kompletní.

Přednastavený čas spuštění může být pro některé typy promptů nevhodný – například pokud chcete data za celý pracovní den, ale prompt se spouští v 8 ráno. V takovém případě je lepší ho plánovat například na večer nebo upravit zadání tak, aby Copilot pracoval se včerejšími daty. Rozmyslete dobře jaké časové období do promptu uvedete.

Plánované vs. běžné prompty v Microsoft 365 Copilotu


Vlastnost	Běžný prompt	Plánovaný prompt
Spuštění	Ruční, kdykoli uživatel zadá dotaz	Automaticky dle nastaveného plánu
Frekvence	Jednorázově	Opakovaně (např. každý den v 8:00)
Notifikace	Žádná	Prompt se otevře v Copilot chatu
Scénáře použití	Ad hoc dotazy, brainstorming, kreativní práce	Rutinní úkoly, opakované reporty, denní přehledy
Možnost upravit prompt	Přímo před odesláním	Před uložením i zpětně v seznamu naplánovaných
Zobrazení odpovědi	Ihned po zadání	Ve zvolený čas v chatu
Správa promptů	N/A	Možnost ručního spuštění, pozastavení, mazání
Limity	Bez limitu	Max. 10 aktivních promptů na uživatele

Srovnání s obdobnou funkcionalitou v ChatGPT (Tasks)

Uživatelé ChatGPT možná znají funkci Tasks, která je dostupná v placených verzích (vyžaduje minimálně verzi ChatGPT Plus). Uživatel může přímo v rozhraní modelů o3 nebo o4‑mini zadat pokyn „create a task…“ nebo zvolit předpřipravenou šablonu a nastavit opakování. Každý uživatel může mít aktivních maximálně deset úloh. ChatGPT následně doručí výsledek formou push nebo e‑mail notifikace. Podpora pro Windows desktop je na roadmapě.


Vlastnost	Microsoft 365 Copilot	ChatGPT (Tasks)
Vestavěná funkce	Ano, plánované prompty v Copilotu	Ano, Tasks jsou přímo v ChatGPT
Jednoduchost nastavení	Jedno kliknutí na Schedule this prompt	V menu modelu vyberete „o3 / o4‑mini – Tasks“ nebo prostě poprosíte ChatGPT, aby úlohu vytvořil
Limity	10 aktivních promptů na uživatele	10 aktivních úloh na uživatele
Platformy	Web Copilot, Teams, Outlook, Copilot App	Web, iOS, Android, macOS (Windows v přípravě)
Licencování	Copilot for M365 licence	ChatGPT Plus, Pro, Team, Enterprise
Datový kontext	Microsoft Graph data (e‑maily, dokumenty, Teams)	Data předaná v promptu; s konektory i externí aplikace
Bezpečnost & data	Zůstává v tenantovém boundary Microsoft 365	Data zpracovává OpenAI; Enterprise verze nabízí Compliance API

Praktické ukázky

Týdenní přehled e‑mailů

Prompt: Shrň e-maily, které jsem obdržel za poslední týden, a seřaď je podle naléhavosti. (anglicky: Summarize emails I’ve received over the past week and prioritize them based on urgency).

Co prompt dělá: Copilot vytvoří stručné shrnutí e‑mailové komunikace a rozdělí zprávy podle naléhavosti. Uživatel získá přehled o důležitých úkolech a případných reakcích, které nesmí přehlédnout.

Frekvence: Každý pátek odpoledne.

Denní souhrn komunikace

Prompt: Shrň dnešní e-maily a zprávy z Teams. Uveď odesílatele, téma, požadované akce a přidej odkazy. (anglicky: Summarize today’s emails and Teams chats. Include sender, topic, any requested actions, and links).

Co prompt dělá: Automaticky agreguje klíčové zprávy z Outlooku a Teams do tabulky s uvedením odesílatele, tématu, očekávaných kroků a odkazů na detail.

Frekvence: Každý pracovní den ráno.

Planner: monitoring úkolů

Prompt: Zkontroluj moje úkoly v Planneru, které mají být splněny tento týden, a seřaď je podle priority a stavu. U úkolů po termínu navrhni další kroky. (anglicky: Review my Planner tasks due this week and summarize by priority and status in a table. For any overdue tasks, suggest follow‑ups).

Co prompt dělá: Vytvoří strukturovaný přehled úkolů z Microsoft Planneru, včetně identifikace zpožděných aktivit a návrhů dalších kroků.

Frekvence: Každé pondělí ráno.

Týdenní rekapitulace schůzek v Teams

Prompt: Shrň moje schůzky z Teams z minulého týdne. U každé uveď hlavní zjištění a navržené akční kroky.

Co prompt dělá: Prompt automaticky vyhledá schůzky, které proběhly v minulém týdnu, a vygeneruje z nich shrnutí klíčových poznámek a návrhů na další postup. Uživatel tak získá rychlý přehled bez nutnosti pročítat zápisy nebo si schůzky připomínat ručně.

Frekvence: Každé pondělí ráno.

Zprávy z Teams, kde jsem byl zmíněn

Prompt: Sumarizuj mi dnešní zprávy v Teams, kde jsem byl @zmíněn, navrhni mi další postup u těchto zpráv, dle kalendáře naplánuj čas na odpověď a rovnou v následující nejbližší možný termín naplánuj časový blok na zpracování odpovědi.

Co prompt dělá: Tento prompt zajišťuje, že Copilot automaticky identifikuje zmínky uživatele v Teams zprávách, analyzuje jejich obsah, doporučí další kroky a rovnou naplánuje časový blok do Outlook kalendáře na jejich zpracování. Pomáhá tak efektivně zvládat komunikaci i pracovní tok bez přehlédnutí důležitých zpráv.

Frekvence: Každý pracovní den v 9:00 ráno.

Závěrem

Naplánované prompty v Copilotu přinášejí pohodlí a integraci bez nutnosti řešit skriptování nebo napojování na externí systémy. Pro většinu běžných scénářů v prostředí Microsoft 365 jde o praktičtější variantu než jakékoli automatizace dostupné v ChatGPT, pokud jde o firemní použití a dodržení politik či ochrany dat. Velkým přínosem je pak možnost práce s daty, která jsou v prostředí Microsoft 365 tj. např. v emaily i kalendář Outlooku, Teams, OneDrive, Planner a další.

Napříč různými platformami je vidět jasný trend: umělá inteligence se přesouvá od reaktivní asistence k proaktivnímu jednání. Například místo toho, aby uživatel každý den ručně žádal Copilota o přehled schůzek, může mu Copilot sám každé ráno poskytnout připravené shrnutí bez dalšího zásahu. Scheduled Prompts jsou dalším krokem v tomto směru. Pokud s Copilotem teprve začínáte, doporučuji vyzkoušet naplánování jednoduchého promptu. Třeba každodenního přehledu schůzek nebo souhrnu e‑mailů. Sami uvidíte, jaký rozdíl udělá, když vám Copilot začne pomáhat dřív, než si o to stihnete říct.