V digitálním věku je efektivní správa informací klíčová pro úspěch každé organizace. Microsoft 365 nabízí širokou škálu nástrojů pro spolupráci, které usnadňují sdílení dat a práci s nimi. S rostoucím využíváním těchto nástrojů však přichází i riziko nadměrného sdílení, které může ohrozit bezpečnost a integritu citlivých informací.

Co je nadměrné sdílení?

Nadměrné sdílení nastává, když jsou informace zpřístupněny širšímu okruhu osob, než je nezbytné pro plnění konkrétních úkolů. Například sdílení celé složky obsahující citlivé údaje místo jednotlivého souboru může vést k neúmyslnému odhalení důvěrných informací.

Rizika spojená s nadměrným sdílením

• Únik citlivých dat: Neoprávněný přístup k důvěrným informacím může vést k finančním ztrátám, poškození reputace a právním důsledkům.
• Narušení důvěry: Pokud zaměstnanci nebo partneři zjistí, že jejich informace byly neúmyslně sdíleny, může to vést k poklesu důvěry v organizaci.
• Nedodržení předpisů: Mnoho odvětví podléhá přísným regulačním požadavkům na ochranu dat. Nadměrné sdílení může vést k nesouladu s těmito předpisy a následným sankcím. Například i [směrnice NIS2](https://www.softwareone.com/cs-cz/blog/clanky/2023/03/13/novela-zakona-o-kyberneticke-bezpecnosti-a-souvisejici-vyhlasky" \t "_blank) upravuje způsob nakládání a zabezpečení

Dopady na různé role v organizaci

• Majitelé organizací: Nesprávné sdílení může ohrozit strategické plány a konkurenční výhodu. Je nezbytné zajistit, aby byly zavedeny správné politiky a postupy pro ochranu citlivých informací.
• Správci IT: Jsou zodpovědní za implementaci a údržbu bezpečnostních opatření. Musí zajistit, že nástroje jako Microsoft 365 Copilot jsou správně nakonfigurovány, aby minimalizovaly riziko nadměrného sdílení.
• Běžní uživatelé: Každodenní práce s daty vyžaduje povědomí o správných postupech sdílení. Uživatelé by měli být školeni, jak správně sdílet informace a rozumět důsledkům nesprávného sdílení a přitom využili potenciálu Microsoft 365 Copilot naplno.

Jak identifikovat a řešit nadměrné sdílení

• Provádějte pravidelné audity sdíleného obsahu: Identifikujte, kdo má přístup k citlivým informacím, a ověřte, zda je tento přístup oprávněný.
• Školte zaměstnance: Zajistěte, aby všichni zaměstnanci rozuměli správným postupům pro sdílení a zabezpečení dat.
• Implementujte citlivostní štítky: Označte citlivý obsah příslušnými štítky, které pomohou při správě přístupových práv a sdílení.
• Nastavte výchozí nastavení sdílení: Upravte výchozí nastavení sdílení tak, aby minimalizovala riziko nadměrného sdílení.
• Monitorujte a spravujte sdílené odkazy: Pravidelně kontrolujte a odstraňujte nepotřebné nebo zastaralé sdílené odkazy.

Řešení pomocí Microsoft 365 E3 a E5

Microsoft 365 nabízí různé licenční plány, které poskytují nástroje pro správu a zabezpečení dat. Plány E3 a E5 jsou obzvláště relevantní při řešení nadměrného sdílení.

Microsoft 365 E3:

• Správa citlivosti: Umožňuje vytvářet a aplikovat citlivostní štítky na dokumenty a e-maily, což pomáhá chránit citlivé informace.
• Správa přístupu: Poskytuje nástroje pro řízení přístupu k datům a umožňuje nastavit oprávnění pro sdílení.
• Auditování: Umožňuje sledovat a zaznamenávat aktivity uživatelů týkající se sdílení a přístupu k datům.

Microsoft 365 E5:

• Pokročilá ochrana informací: Nabízí rozšířené možnosti pro klasifikaci a ochranu dat, včetně automatického označování citlivých informací.
• Prevence úniku dat (DLP): Umožňuje vytvářet politiky, které zabraňují neúmyslnému sdílení citlivých informací mimo organizaci.
• Pokročilé auditování a vyšetřování: Poskytuje nástroje pro hloubkovou analýzu a vyšetřování incidentů spojených s únikem dat.
• Microsoft Defender pro Office 365: Nabízí pokročilou ochranu proti hrozbám, jako je phishing a malware, což zvyšuje celkovou bezpečnost prostředí.

Proč zvolit Microsoft 365 E5?

I když plán E3 poskytuje základní nástroje pro správu a ochranu dat, E5 nabízí pokročilé funkce, které jsou klíčové pro organizace s vyššími požadavky na bezpečnost a dodržování předpisů. Pokud vaše organizace čelí zvýšeným rizikům nebo podléhá přísným regulačním požadavkům, E5 je vhodnější volbou.